Die Mehrheit der Deutschen wünscht sich einen familienbewussten Arbeitgeber. 27 Prozent der berufstätigen Mütter und Väter haben sogar schon den Arbeitgeber gewechselt, um Beruf und Familie besser unter einen Hut zu bekommen. Familienbewusste Arbeitgeber haben demnach im viel beschworenen „War for Talents“ gute Karten. Da sich Familienbewusstsein obendrein auch in Motivation, Leistungsbereitschaft und Loyalität der Angestellten niederschlägt, wie das Forschungszentrum Familienbewusste Personalpolitik (FFP) in Münster bereits mehrfach nachgewiesen hat, machen sich Investitionen zur besseren Vereinbarkeit von Familie in Beruf in barer Münze bezahlt. Für einen optimalen „Return on Invest“ muss das Engagement jedoch gezielt kommuniziert werden – auch und vor allem intern.
Nie werde ich das vergessen! Bei einer Veranstaltung zum Thema Beruf und Pflege erzählt eine Workshop-Teilnehmerin von einem Fall aus ihrem Unternehmen. Ein Kollege sei über Monate hinweg immer mal wieder kurzfristig für einen Tag ausgefallen. Er sei oft zu spät gekommen, habe dann müde und übernächtigt ausgesehen. Er wirkte bedrückt und problembeladen und alle haben geglaubt, er habe ein Alkoholproblem. Bis nach eineinhalb Jahren herauskam, dass der Mann sich um seine pflegebedürftige Mutter kümmert. Es hätte nicht viel gefehlt, und der Mann hätte seinen Job und das Unternehmen einen qualifizierten Mitarbeiter verloren.
Was ist schief gelaufen? Das Unternehmen bietet neben der gesetzlichen Familienteilzeit beratende Unterstützung an. Außerdem ist der Mann nicht der einzige im Unternehmen, den das Thema betrifft. Nur weiß das kaum einer. Denn eine explizite Kommunikation zu dem Thema gibt es nicht. Mit gezielter Mitarbeiter-Kommunikation lassen sich solche Situationen besser vermeiden und Vereinbarkeit nach und nach in der Unternehmenskultur verankern.
Familienbewusste Angebote und familienbewusste Kultur
Welche familienbewussten Angebote es gibt, lässt sich im Unternehmensmonitor Familienfreundlichkeit 2013 des Bundesfamilienministeriums nachschlagen. Dort werden unter Rubriken wie „Arbeitszeitflexibilisierung/ Telearbeit“, „Elternzeit/ Elternförderung“, „Kinder-/ Angehörigenbetreuung“, „Familienservice“ zahlreiche familienbewusste Leistungen aufgelistet, die in den betrachteten Unternehmen bereits angeboten werden.
Das Audit berufundfamilie der gemeinnützigen Hertie-Stiftung nennt acht Handlungsfelder von Arbeitszeit über Arbeitsorganisation und Führung bis hin zum Familienservice mit jeweils einer Reihe möglicher Maßnahmen, wie sich im Unternehmen Familienbewusstsein in der Praxis umsetzen lässt – Information und Kommunikation ist beim Audit übrigens ein eigenes Handlungsfeld.
Doch die Familienfreundlichkeit eines Unternehmens hängt nicht alleine von familienfreundlichen Angeboten ab. Wesentlich ist auch ein familienfreundliches Umfeld – Vorgesetzte und Kollegen, die dieselben Normen, Erwartungen und Werte haben zu Themen wie Präsenzpflicht versus Flexibilität, Wertschätzung von Mitarbeitern mit Familienaufgaben und der Karriereförderung von Teilzeitbeschäftigten.
Will man Familienbewusstsein erfolgreich im Unternehmen etablieren, sollte auf jeden Fall die Geschäftsleitung sich offen und explizit für eine familienbewusste Kultur aussprechen, die damit verbundenen Normen und Werte in einem Mission Statement formulieren und passende Gelegenheiten nutzen, diese persönlich zu kommunizieren. Damit wird Familienbewusstsein zum erklärten Ziel der Organisation und allen Beschäftigten klar, dass dies „von oben“ akzeptiert, ja sogar gewollt ist und ein entsprechendes Verhalten von allen Beschäftigten erwartet wird.
Ein Logistikkonzern will die Väter im Unternehmen stärken. Unter anderem soll der Anteil der Väter erhöht werden, die in Elternzeit gehen, und sie sollen sich in ihrer neuen Rolle als aktive Miterzieher ihrer Kinder bestärkt werden. Dazu wurden unter anderem regelmäßige Netzwerktreffen für Väter ins Leben gerufen. Zudem wurden die Maßnahmen auf einem Führungskräftetreffen vorgestellt und ein Vortrag zum Thema mit einer externen Fachreferentin angeboten. Bei dem Führungskräftetreffen erhob sich bei der Diskussion im Anschluss an den Vortrag der Personalvorstand und erklärte den rund 50 Anwesenden Führungskräften eindrücklich, wie wichtig es für das wirtschaftliche Fortkommen des Unternehmen ist, dass den Vätern in Zukunft mehr die Gelegenheit gegeben wird, sich in der Erziehung und Betreuung ihrer Kinder zu engagieren und dies mit dem Beruf zu vereinbaren.
Rund die Hälfte der Beschäftigten fühlt sich über die familienfreundlichen Leistungen des Arbeitgebers unzureichend informiert. Jede/-r Dritte weiß nicht einmal, wer im Unternehmen die Ansprechpartner/-innen für das Thema sind. Und nur etwa jeder Zehnte Arbeitgeber informiert regelmäßig über die im Hause angebotenen Leistungen zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf. (Quelle: „Nur Mut! Wie familienfreundliche Unternehmen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie beitragen“. Ergebnisse der zweiten Arbeitnehmerbefragung A.T. Kearney – Die Welt unserer Kinder, Frühjahr 2014.)
Konkrete Flexibilisierungs- und Unterstützungsangebote auf der einen Seite und eine familienbewusste Kultur auf der anderen Seite – das Spannungsfeld, in dem sich Familienbewusstsein ereignet, ist immens groß und letztendlich ist es doch vor allem das Miteinander in jeder Abteilung, das Verhältnis und der Umgang von Mitarbeiter/-innen, Kolleg/-innen und Vorgesetzten, die das Arbeitsumfeld prägen und ausschlaggebend sind, ob es als familienfreundlich empfunden wird oder nicht. Will man in diesem Spannungsfeld familienbewusste Angebote kommunizieren und durch gezielte Kommunikation eine familienbewusste Kultur fördern, muss man sich auf Ausschnitte, auf Etappenziele konzentrieren und passend dazu Informationskampagnen lancieren. Dies kann das Ferienangebot für Mitarbeiterkinder sein, das bislang noch wenig nachgefragt wurde und das durch den Einsatz der internen Kommunikation nun voll ausgelastet werden soll. Es können bestehende Unterstützungsangebote für pflegende Angehörige sein, die wie im obigen Beispiel nun in die Fläche getragen werden sollen. Oder es kann das Väter-Netzwerk sein, das im Unternehmen neu implementiert und zum Erfolg geführt werden soll. Gleichwohl können Unternehmen, die das Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf noch nicht explizit in Maßnahmen gekleidet haben, sich zum Ziel nehmen, die Mitarbeiter/-innen und Führungskräfte für das Thema zu sensibilisieren, den Dialog in der Belegschaft zu fördern und dafür zu sorgen, dass über das Thema gesprochen wird. Oder Sie lancieren intern eine Umfrage, um sich ein Stimmungsbild einzuholen, um ebenfalls einen Dialog in Gang zu setzen und Informationen zum IST-Zustand sowie Verbesserungsvorschläge einzuholen.
Im nächsten Schritt sollte die Zielgruppe für die Informationskampagne festgelegt werden. Nun, in erster Linie werden die familienfreundlichen Angebote für die beschäftigten Mütter und Väter und die pflegenden Angehörigen zur Verfügung gestellt, und die Zielgruppe der Informationskampagne wird primär aus diesen Beschäftigten beziehungsweise einem Teil davon bestehen.
Binden Sie jedoch immer auch die Führungskräfte ein. Die Überzeugung der Führungskräfte spielt eine wesentliche Rolle. Sie sollten diese so früh wie möglich informieren und für Vereinbarkeitsthemen sensibilisieren. Führungskräfte sind wichtige Vorbilder, die die Angebote aktiv weitertragen müssen, damit sie angenommen werden. Wenn eine Führungskraft trotz Betriebsvereinbarung zu flexiblen Arbeitszeiten, den direkten Mitarbeitern eine Anwesenheitspflicht von neun bis fünf Uhr abverlangt, ist es schwierig den familienfreundlichen Kurs in diesem Punkt in der konkreten Abteilung zu halten. Machen Sie den Führungskräften immer den Mehrwert klar, den das Unternehmen von dem familienbewussten Kurs hat.
Was ist mit all den Beschäftigten im Unternehmen, für die Vereinbarkeit privat kein Thema ist? Den Kinderlosen, Singles, jungen Nachwuchskräften und Führungskräften ohne eigene Vereinbarkeitsaufgaben? Ist Vereinbarkeit für sie kein Thema? Sind sie von den Zielen und Inhalten der Informationskampagne gar nicht betroffen? Doch! Vereinbarkeit ist kein reines „Betroffenen-Thema“. Zunächst haben manche Mitarbeiter zwar keine Kinder, das Thema kann jedoch auch sie kalt über Nacht erwischen, wenn zum Beispiel die eigene Mutter oder der Vater einen Schlaganfall erleidet. Auch für die Führungskräfte ist es relevant. Wenn sie nicht selbst betroffen sind, so können es die Mitarbeiter sein. Unser Eingangsbeispiel zeigt, wie wichtig die Sensibilisierung und auch die aktive Einbindung der Führungskräfte in eine familienbewusste Personalstrategie sind. Relevant sind auch die direkten Kolleg/-innen, die viel zur gelebten Unternehmenskultur beitragen. Rund jeder fünfte Beschäftigte mit Kindern nutzt die familienbewussten Angebote nicht, weil sie bzw. er Probleme mit Kolleg/-innen befürchtet (A.T. Kearny 2014).
Und man muss immer auch die andere Seite der Medaille sehen. Für Mitarbeiter/-innen ohne Vereinbarkeitsaufgaben mag es ungerecht erscheinen, dass für die Kinder der Kolleg/-innen ein Ferienprogramm auf die Beine gestellt wird, dessen Kosten zum Großteil vom Unternehmen getragen werden. Es ist daher immens wichtig, neben der primären Zielgruppe alle Beschäftigten im Blick zu haben und immer auch ihnen Informationsangebote passend zur Kampagne zu machen und sie gegebenenfalls inhaltlich miteinzubeziehen.
Wenn Sie eine Informationskampagne planen: Denken Sie nicht nur daran, für wen das Thema relevant ist, sondern immer auch daran, wer für das Thema relevant ist!
Um alle Ebenen im Unternehmen, und vor allem auch die Führungskräfte, ins Boot zu holen, sollten sie immer wieder die betriebswirtschaftlichen Vorteile des familienfreundlichen Kurses aufzeigen. Zeichnen Sie wenn möglich einen eigenen „Business Case“ für das Thema Familienbewusstsein im Allgemeinen oder für das Thema Ihrer Informationskampagne, um den konkreten Nutzen für die Organisation als Ganzes aufzeigen zu können. Aufschlussreich sind auch die Studien des Forschungszentrums Familienbewusste Personalpolitik in Münster und die Unternehmensmonitore der Bundesregierung, die die positiven betriebswirtschaftlichen Effekte einer familienbewussten Personalpolitik regelmäßig erforschen. Sie machen deutlich, dass Familienfreundlichkeit kein „nice to have“ ist. Besonders der Fachkräftemangel und die demografische Entwicklung machen es notwendig für wachstumsorientierte Unternehmen, familienbewusste Strukturen zu schaffen.
Die Studien des Forschungszentrums Familienbewusste Personalpolitik in Münster zu den betriebswirtschaftlichen Effekten von Familienfreundlichkeit, stehen auf der Website des Instituts kostenfrei zum Download zur Verfügung.
www.ffp-muenster.de
Platzieren Sie die Informationen Ihrer Informationskampagne in Ihren bestehenden Informationskanälen und überlegen Sie, welche zusätzlichen Kanäle Sie noch nutzen können. Informationen sollten für die Zielgruppe/-n immer leicht erreichbar sein und einfach und schnell zu konsumieren. Beziehen Sie auch die Möglichkeiten der direkten Kommunikation mit ein und schaffen Sie sich durch den Betriebsrat oder Mitarbeiter-Netzwerke interne Verbündete, die Ihre Botschaft aktiv unterstützen und weitertragen. Sprechen Sie Mitarbeiter persönlich an – zum Beispiel durch Informationen bei der Gehaltsabrechnung, Infostände in der Kantine oder bei der Betriebsversammlung. Integrieren Sie die Angebote in vorhandene Strukturen wie Mitarbeitergespräche und nutzen Sie Dialogsituationen durch alle Hierarchieebenen.
Es ist wichtig, mehrere Kanäle gleichzeitig zu nutzen, das Informationsangebot jederzeit gut auffindbar zu präsentieren und alle zwei bis drei Monate die Mitarbeiter zu erinnern.
Einbindung aller internen Gruppen als Botschafter und Mulitplikatoren
Betriebsrat/Arbeitnehmervertretungen
Mitarbeiter-Netzwerke
Personalabteilung/Sozialberatungen
direkte Mitarbeiterinformation
Anschreiben/Brief (extra oder mit Gehaltsabrechnung)
Extra-Mailing (an alle oder nur bestimmte Gruppen)
Präsentation bei Betriebs-/Mitarbeiterversammlung
Informationsstände („Kantinen-Stände“)
Einbindung aller relevanten Gruppen, z.B. Elternzeitler-Treffen
Personalgespräche, Einbindung der Führungskräfte
Mappen für neue Mitarbeiter
Infopakete für Schwangere und pflegende Angehörige
Informationen in allen passenden Newslettern (HR, Elternnetzwerke), z.B. als kurze Info mit Verweisen auf Intranet
Intranet
Intranet ständiges Informationsangebot (Suche Stichwort „Kinderbetreuung“)
Startseite: regelmäßige Information zu bestimmten Anlässen (Start des Angebots, vor den Ferien, Jahresbeginn...)
Mitarbeiterblog
Videos und Podcasts
Weitere Maßnahmen
Mitarbeiterzeitung (Artikel, Reminder)
Corporate TV
Plakate
Flyer
Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit kommen nur gut an, wenn sie glaubhaft zur Philosophie und Kultur des Unternehmens passen. Oft gilt es, Geduld zu haben und das Vertrauen der Mitarbeiter sukzessive aufzubauen. Dabei sollten der Arbeitgeber authentisch und offen kommunizieren und die Mitarbeiter über Ziele, geplante Maßnahmen und strategische Überlegungen informieren.
Die Kommunikationskanäle, Anlässe, Strukturen etc. sind dazu da, um Informationen entweder an die Mitarbeiter heranzubringen, oder den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, Informationen an einer bekannten und zugänglichen Stelle abzuholen. Man spricht hier von „push“ und „pull“ Kanälen und Werkzeugen. Binden Sie immer beide Arten von Kanälen mit ein, um die Zielgruppe/-n aufmerksam zu machen und ihnen die Gelegenheit zu geben, detaillierte Informationen zu einem Zeitpunkt abzurufen, den die Zielgruppe/-n selbst bestimmen kann bzw. können.
Ein führender Hersteller von Betonprodukten will mit einer Informationskampagne in der Fläche alle Beschäftigten über die Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie informieren. Dazu wurden zunächst die Führungskräfte als Multiplikatoren durch die Personalabteilung für das Thema Vereinbarkeit sensibilisiert und über die vorhandenen Angebote informiert. Die Führungskräfte wurden zudem instruiert, die Informationen an ihre Mitarbeiter/-innen wiederum weiterzugeben und in Zukunft bei Bedarf als erste Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf wurde außerdem zu einem festen Bestandteil regelmäßiger Mitarbeitergespräche gemacht. Ergänzt wurde die direkte Kommunikation zwischen Führungskräften und Beschäftigten durch Aushänge an Litfaßsäulen in den Produktionsstätten, sowie durch Flyer und Broschüren, die die Personalabteilung zur Verfügung stellt. Eine Intranet-Seite wurde ebenfalls aufgebaut. Darüber hinaus werden die Beschäftigten von ihrem Arbeitgeber mit einer Infomappe versorgt, die einen Leitfaden für pflegende Angehörige enthält.
Eine Bankfiliale will ihre Wertschätzung gegenüber allen Beschäftigten ausdrücken, die Familie und Beruf vereinbaren. Daher stellt sie allen Beschäftigten via Intranet eine digitale Fachzeitschrift zur Verfügung, die regelmäßig über aktuelle Themen rund um Vereinbarkeit informiert und zudem zahlreiche praktische Tipps für die Umsetzung enthält. Um die Fachzeitschrift gleichzeitig dazu nutzen, den Kontakt zu den Mitarbeiter/-innen in Elternzeit zu pflegen, wird jedes neue Heft bei Erscheinen mit einem Newsletter für diese Zielgruppe angekündigt, in dem einige Berichte angerissen und kurz zusammengefasst werden.
Informieren Sie alle internen Gruppen möglichst frühzeitig – Ob Betriebsrat oder Mitarbeiternetzwerke, die Sozialberatung oder andere interne Gruppen – informieren Sie alle Beteiligten, Multiplikatoren und Botschafter offen und umfassend und beziehen Sie sie bestenfalls bereits bei der Gestaltung der familienfreundlichen Angebote ein. Wenn die Mitarbeiter Informationen nicht nur aus einer Richtung (also von oben) bekommen, werden sie glaubhaft und das Vertrauen steigt.
Familienpflegezeit, Väternetzwerk, Vereinbarkeits-Workshops oder Wäscheservice – diese wichtigen und angenehmen Dinge, die den Vereinbarkeitsalltag und damit die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entlasten, nützen nur dann etwas, wenn sie im Unternehmen bekannt sind und rege nachgefragt werden. Sie müssen die Angebote im Unternehmen regelrecht verkaufen. Tun Sie das nicht nur einmal, z.B. in Form einer Broschüre, sondern kontinuierlich und verpacken Sie die Inhalte ansprechend. Dasselbe gilt, wenn Ihre Informationskampagne andere Inhalte hat, als familienbewusste Angebote bekannt zu machen und die Nachfrage daran zu steigern.
Damit Maßnahmen bekannt und bei Bedarf auch genutzt werden und Informationen in den Köpfen der Zielgruppe/-n wirklich ankommen, müssen sie nicht nur ständig parat sein (z.B. Intranet, Aushänge, „pull“-Kanäle), sondern auch immer wieder aktiv kommuniziert werden („push“-Kanäle). Dazu braucht man Geduld, Geduld und Geduld. Nur durch eine kontinuierliche Kommunikation werden Angebote und Maßnahmen und Familienbewusstsein im Unternehmen verankert.
Finden Sie dabei nicht nur die richtigen Kanäle, sondern das richtige Maß. Berufstätige Eltern, pflegende Angehörige und Führungskräfte haben eines gemeinsam: wenig Zeit!
Bedenken Sie auch, dass die Beschäftigten sich unterschiedlich stark für die Themen interessieren. Wichtig ist daher die Dosis der Information – zu wenig reicht nicht aus, um nachhaltig verankert zu werden, zu viel kann Ablehnung hervorrufen.
Um dafür ein Gefühl zu entwickeln genügen oft offene Ohren und Augen: Wie viele kennen die Angebote? Werden Infomaterialien gleich entsorgt? Hören Sie bei der Betriebsversammlung ein genervtes „Schon wieder…“? Gibt es Tabuthemen?
Konkrete Beispiele einzelner Mitarbeiter/-innen können familienfreundliche Angebote besonders gut vermitteln. Echte Menschen schaffen Glaubwürdigkeit. Gesichter und Geschichten ermöglichen die Identifikation. Positive Beispiele motivieren. Kollegen und Kolleginnen sind authentisch und nah an der Alltagspraxis der Zielgruppe/-n dran.
Transportieren Sie auch kontinuierlich die positive Haltung der Geschäftsleitung in alle Ebenen. In aller Regel ist Familienfreundlichkeit ein strategischer Bestandteil der Personalpolitik. Dies sollte immer wieder hervorgehoben werden, am besten in wechselndem Format – vom Vorstandsinterview über den Geschäftsführer-Blog aus der Elternzeit bis zur Rede der Geschäftsleitung auf der Weihnachtsfeier zum Thema. Wechseln Sie die Perspektiven und bringen Sie Leben in das Thema. Begleiten Sie ein Betriebskita-Kind durch den Alltag. Stellen Sie die Tagesmutter, die für die Notfall-Betreuung im Haus zuständig ist, persönlich vor. Organisieren Sie, dass Mitarbeiterkinder den Weihnachtsschmuck fürs Haupthaus basteln und selbst dort aufhängen und begleiten Sie diese Aktion kommunikativ, um zudem im Intranet oder der Mitarbeiterzeitung davon zu berichten. Stellen Sie einen Elternzeit-Vater-Blog ins Intranet. Die Liste der familienfreundlichen Themen und möglichen Formate ist unendlich lang. Gehen Sie frei und spielerisch damit um und bleiben Sie mit den Themen nah am Unternehmen und den Mitarbeiter/-innen.
Ein altbewährter Spruch aus der Werbung lautet: „Der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“. So ist es auch mit der familienfreundlichen Kommunikation. Menschen werden heutzutage überschüttet mit Informationen und Terminen. Sie können (und müssen) eine Wahl treffen, was sie lesen oder sich anhören und was nicht. Diese Wahl läuft in Sekundenbruchteilen und überwiegend unbewusst. Packen Sie Ihre Zielgruppe(n) daher emotional oder bringen Sie den konkreten Mehrwert Ihrer Botschaft klar nach vorne. Das verschafft Aufmerksamkeit und weckt Interesse.
Um Ihre Informationskampagne auch für Sie zum Erfolg zu führen und die Geschäftsleitung von der Investition in kommunikative Maßnahmen für Familienbewusstsein zu überzeugen, sollten Sie von Beginn an eine Evaluation einplanen. Dies kann zum Beispiel der Vergleich der Teilnehmer-Zahlen beim Väter-Netzwerk vor und nach der Informationskampagne sein, die Auslastung des Ferienangebots, Angebot und Nutzung von Home Office oder die Öffnungsrate des Newsletters für Mitarbeiter/-innen in Elternzeit. Oder Sie machen eine Umfrage bei Ihrer/-n Zielgruppe/-n zum Stimmungsbild oder dazu wie die Informationskampagne wahrgenommen wird. Durch letzteres gewinnen Sie zudem wertvolle Informationen, welche Kanäle in Ihrem Unternehmen gut funktionieren. Dies ist ein wertvolles Wissen für nachfolgende Informationskampagnen.
Bildnachweis: Pexels – Pavel Danilyuk
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