Homeoffice gegen Burnout

Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer berücksichtigen müssen. Amy Dobler hat für beide Seiten die wichtigsten Tipps zusammengestellt. 

Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist eine der größten Herausforderungen des modernen Arbeitlebens – für Unternehmen und Mitarbeiter. Vor allem Vollzeit-Berufstätige mit Familie wissen oft kaum wie sie alles unter einen Hut bekommen sollen. Eine Lösung sind flexible Home Office Regelungen. So hat jüngst eine Studie des Bundesfamilienministeriums herausgefunden, dass Home Office Mitarbeitern eine wöchentliche Zeitersparnis von bis zu vier Stunden bringt. Dennoch ist das Konzept in Deutschland bisher nicht sehr weit verbreitet und auch nicht in allen Unternehmen gerne gesehen. Laut des Statistischen Bundesamtes arbeiteten in Deutschland im Jahre 2014 nur rund elf Prozent teilweise oder ganz von Zuhause aus. Nach wie vor überwiegt bei vielen Unternehmen die Skepsis: Sie fürchten Kontrollverlust, Vertrauensmissbrauch, sinkende Produktivität und lückenhafte Kommunikation.

Diese weit verbreiteten Vorurteile sind sehr bedauerlich, wenn man das große Potenzial der Arbeit von zuhause aus betrachtet. Denn Home Office ist ein Konzept, das nicht nur die Mitarbeiter entlastet, eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf gewährleistet, sondern auch die Produktivität steigert und die Belegschaft insgesamt zufriedener macht. Mittlerweile gibt es zudem eine Vielzahl an technologischen Möglichkeiten, die Zusammenarbeit von Teams über zeitliche und räumliche Distanzen hinweg zu ermöglichen - ohne Verluste jedweder Art befürchten zu müssen. Arbeiten von Zuhause ist damit heute einfacher denn je.

Was können Unternehmen und Mitarbeiter also tun, um das Home Office zu einem für sie lohnenden und funktionierenden Konzept zu machen? Folgende sechs Tipps helfen Unternehmen und Mitarbeitern dabei gleichermaßen vom Home Office zu profitieren.

Drei Tipps für Unternehmen

1. Klare Vereinbarungen treffen

Damit das Konzept Home Office funktioniert sollten Unternehmen zuvor klare Vereinbarungen mit ihren Mitarbeitern treffen. Für flexible Arbeitsmodelle eignet sich die Formulierung von entsprechenden Rahmenbedingungen sowie von den mit der neuen Arbeitsform verbundenen Erwartungen. Auch sollte zunächst eruiert werden für wen sich Home Office überhaupt eignet. Denn innerhalb eines Unternehmens können sicher nicht alle Mitarbeiter in den Genuss kommen von zuhause aus zu arbeiten. So lässt sich die Arbeit am Empfang eines Unternehmens beispielweise nicht ins Home Office verlegen. Hier muss ganz transparent kommuniziert werden, ob sich für die jeweilige Position die Heimarbeit ermöglichen lässt, oder aber ob bestimmte Aufgaben oder Gegebenheiten dies verhindern. Darüber hinaus sollten Arbeitgeber sich Gedanken machen wie die Umsetzung aussehen soll: Gibt es bestimmte Anwesenheitspflichten wie z.B. zu den Kernarbeitszeiten? Inwieweit müssen die von zuhause arbeitenden Mitarbeiter erreichbar sein? Was gilt es für die Teamkommunikation zu beachten?

2. Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringen

Unternehmen sollten keine zwanghaften Kontrollmechanismen fürs Home Office einführen, sondern auf Vertrauen setzen. Mitarbeiter im Home Office zu kontrollieren, ob sie auch tatsächlich permanent anwesend sind, ist wenig sinnig. Denn in der Regel sagt die Anwesenheit nichts über die Produktivität aus. Insbesondere im Home Office schaffen Mitarbeiter ihre Aufgaben aufgrund der ruhigeren Umgebung sogar schneller als im Büro. Und letzten Endes werden ja auch die Mitarbeiter im Büro vordergründig an ihrer Leistung gemessen. Wieso sollte dies nicht auch für Mitarbeiter im Home Office gelten? Falls es doch mal zu einem Vertrauensmissbrauch kommt, sollten Unternehmen klar kommunizieren, dass Home Office nicht von beruflichen Verantwortlich- und Verbindlichkeiten freistellt. Falls nötig, kann hier auch ein täglicher Arbeitsplan aufgesetzt werden, der zu schaffende Aufgaben umfasst und so mehr Transparenz gewährleistet.

3. IT-Infrastruktur auf mobiles Arbeiten auslegen

Um Home Office zu einem Erfolg zu machen, kommt es auch auf die entsprechende IT-Infrastruktur an. Unternehmen sollten daher die aktuellen technologischen Möglichkeiten nutzen, um den eigenen Mitarbeitern mobiles Arbeiten möglichst nutzerfreundlich zu ermöglichen. Entsprechende Hardware wie leistungsstarke Laptops und Smartphones sind eine Komponente. Dazu kommt es vor allem auf die Software an: Sogenannte Social Software ist speziell auf die Bedürfnisse des mobilen Arbeitens ausgelegt, da diese meist cloudbasierten Lösungen den einfachen, sicheren Zugriff auf Daten und Informationen auch außerhalb des unternehmenseigenen Netzwerks ermöglichen. Zudem bieten sie eine Vielzahl an Funktionen, die den Austausch von Wissen, Dokumenten und Informationen zwischen einzelnen Mitarbeitern und verschiedenen Teams erleichtern - und das nicht nur bei räumlicher Trennung.

Drei Tipps für Mitarbeiter

1. Selbst- und Zeitmanagement prüfen

Mitarbeiter, die Home Office in Anspruch nehmen möchten, sollten sich darüber im Klaren sein, dass dies mit einem gewissen Selbst- und Zeitmanagement verbunden ist. Nur wenn sie die entsprechende Organisationsfähigkeit und effektives Zeitmanagement mitbringen, können sie ihre Aufgaben auch außerhalb des Büros erledigen. So warten zuhause doch die ein oder anderen Dinge, die auch noch zu erledigen sind und womöglich ablenken. Hilfreich können hier Projektmanagementtools und digitale To Do-Listen sein, die einem helfen sich und seinen Workload zu sortieren und die Erledigung der eigenen Aufgaben zu planen.

2. Abschalten können, aber auch Grenzen setzen

Beim Home Office verschmelzen private Räumlichkeiten mit dem Arbeitsplatz und auch die zeitlichen Grenzen zwischen privatem und beruflichem verschwimmen. Daher ist es umso wichtiger abschalten zu können. Mitarbeiter sollten daher Feierabende, Wochenenden und Urlaube auch das sein lassen, was sie sind: Erholungszeiten, in denen nicht gearbeitet wird. Es gilt daher auch Eigenverantwortung für sich selbst zu übernehmen, sodass die Flexibilität nicht zu einem Zwang von ständiger Verfügbarkeit wird. 
Umgekehrt muss aber auch zuhause klar sein, dass Arbeitszeit, Arbeitszeit ist. Mitarbeiter im Home Office müssen sich der Herausforderung stellen auch zuhause Ruhezonen und -zeiten für die Arbeit zu schaffen.

3. Klar und transparent kommunizieren

Wer im Home Office arbeitet, sollte sich stets eng mit Vorgesetzten und Kollegen abstimmen sowie zu jeder Zeit klar und transparent kommunizieren. Nur so kann man Missverständnissen und Gerüchten vorbeugen. Eine kurze Info an den Vorgesetzten und das Team darüber, an welcher Aufgabe man gerade sitzt und wie man seine Zeit einteilen möchte, hält alle auf dem Laufenden und beugt etwaigen Unklarheiten vor. Unternehmen, die bereits auf Social Collaboration-Software oder Unified-Communications-Systeme setzen, bieten ihren Mitarbeitern hier eine gute Möglichkeit sich besser untereinander auszutauschen sowie Verantwortlichkeiten, Termine und Prozesse transparent zu kommunizieren.

Über die Autorin

Amy Dobler arbeitet in der Personalverwaltung des US-amerikanischen Softwareentwicklers JIVE. In ihrer Position verbessert sie interne Vorgänge und entwickelt strategische Konzepte zur Prozessoptimierung. Zuvor war Frau Dobler Leiterin des Personalwesens bei Webtrends, wo sie für Akquisition, Strategie und Mitarbeiterentwicklung verantwortlich war. Sie ist Mitgründerin des Collaborative Education Programms Portlands (Oregon), welches Computerspezialisten der Portland State University an Mitglieder des Netzwerkes vermittelt. Dort ist sie bis heute Vorstandsmitglied. Dobler absolvierte ein Psychologiestudium am Lewis and Clark College und schloss dieses erfolgreich mit einem Bachelor-Grad ab.