Die Anforderungen an die Lohnabrechnung verändern sich durch neue technische Möglichkeiten sowie durch rechtliche Vorgaben. Unternehmen stehen dabei zunehmend in der Pflicht, bestimmte Prozesse digital zu gestalten. Dabei geht es um Effizienz, aber auch um verbindliche, einzuhaltende Standards.
Ein bedeutendes Urteil des Bundesarbeitsgerichts hat für Klarheit gesorgt. Arbeitgeber dürfen demnach Lohnabrechnungen ausschließlich elektronisch bereitstellen, wenn sie dabei die gesetzlich geforderte Textform (§ 108 GewO) wahren. Das gilt dann, wenn die Dokumente für Mitarbeiter dauerhaft zugänglich und vor Veränderungen geschützt sind, zum Beispiel über ein persönliches, geschütztes Mitarbeiterportal. Ein Ausdruck auf Papier ist unter diesen Voraussetzungen nicht mehr erforderlich. Maßgeblich ist jedoch, dass alle Beschäftigten unabhängig von ihren technischen Möglichkeiten Zugang zur Abrechnung erhalten, beispielsweise durch einen Terminal im Betrieb. Der Betriebsrat ist bei der Einführung solcher Systeme einzubeziehen.
Für Unternehmen ist das ein Anlass, interne Prozesse grundsätzlich zu überdenken. Eine professionelle Lohnsoftware ist hier mitunter ein hilfreicher Baustein, da Verantwortliche damit gesetzliche Anforderungen technisch sauber abbilden und einhalten.
Lohnunterlagen sind langfristig zu speichern, für steuerliche wie auch für sozialversicherungsrechtliche Zwecke. Bei einer digitalen Archivierung gelten dabei dieselben Anforderungen wie für Papierakten. Die Daten müssen lesbar, vollständig und gegen Manipulation gesichert sein. Das setzt geeignete IT-Strukturen voraus, die auch bei einem Systemwechsel den Zugriff gewährleisten.
In vielen Unternehmen sind diese Anforderungen nur durch den Einsatz spezialisierter Anwendungen erfüllbar. Eine strukturierte, digitale Ablage reduziert zudem den Aufwand im Fall von Prüfungen durch das Finanzamt.
Insbesondere im Homeoffice ermöglicht die digitale Archivierung einen sicheren, ortsunabhängigen Zugriff auf abrechnungsrelevante Unterlagen. Dass die Archivierung revisionssicher erfolgt und jederzeit nachvollziehbar bleibt, ist dabei ausschlaggebend. Ebenfalls unumgänglich ist die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Lohnabrechnungen enthalten sensible personenbezogene Daten, zum Beispiel zur Religionszugehörigkeit, zu Krankenversicherungen oder zur Steuerklasse. Diese Informationen unterliegen dem besonderen Schutz der Datenschutz-Grundverordnung.
Bei der elektronischen Zustellung der Abrechnung ist es daher nicht ausreichend, ein PDF per E-Mail zu versenden. Sichere Übertragungswege und verschlüsselte Speicherlösungen sind Pflicht. Beschäftigte sind zudem klar darüber zu informieren, wie ihre Daten verarbeitet und bereitgestellt werden. Unternehmen sollten dabei auch auf die Dokumentation der Maßnahmen achten, zum Beispiel durch technisch-organisatorische Verzeichnisse.
In diesem Kontext sind zunehmend standardisierte digitale Formate wie ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung gefragt. ZUGFeRD ermöglicht es, strukturierte XML-Daten in eine PDF-Datei einzubetten. So lassen sich Abrechnungsdaten maschinenlesbar übermitteln, ohne auf die visuelle Darstellung zu verzichten. XRechnung kommt insbesondere bei elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zum Einsatz, gewinnt aber auch in anderen Verwaltungsprozessen an Bedeutung.
Beide Formate zielen darauf ab, den Austausch sensibler Daten effizienter und standardisiert zu gestalten, auch im Hinblick auf Archivierung und Prüfbarkeit. Unternehmen, die Lohnabrechnungen digitalisieren, sollten also prüfen, ob ihre Systeme diese Formate unterstützen und ob bei Bedarf eine Integration möglich ist. Das trägt zur langfristigen Kompatibilität und zu höherer Rechtssicherheit bei.
Papierbasierte Abrechnungen verursachen Mehraufwand. Ob durch Ausdruck, Kuvertierung oder Versand, jeder Schritt bindet Ressourcen. Digitale Prozesse sind deutlich schlanker. Auch inhaltlich lassen sich Fehlerquellen reduzieren, wenn Abzüge, Zuschläge und gesetzliche Vorgaben automatisch geprüft und berechnet werden. Einmal sauber eingerichtet, reagiert eine digitale Lösung zudem flexibel auf Änderungen, zum Beispiel bei Steuerfreibeträgen oder Beitragsbemessungsgrenzen.
Beschäftigte erfahren Vorteile durch eine übersichtliche Darstellung, die jederzeit abrufbar bleibt, beispielsweise über ein Mitarbeiterportal. So entstehen Transparenz und Vertrauen, zwei Faktoren, die auch im Personalmanagement maßgeblich sind.
Bevor ein digitales Abrechnungssystem eingeführt wird, sollten Unternehmen intern klären, welche Anforderungen es zu erfüllen gilt. Dazu zählen nicht nur die rechtlichen Vorgaben. Auch organisatorische Fragen sind zu klären, darunter
- Wie erfolgt der Zugang für die Mitarbeiter?
- Welche Mitarbeiter erhalten Administratorrechte?
- Wie wird der Datenschutz dokumentiert?
Erst wenn diese Punkte geklärt sind, ergibt der nächste Schritt Sinn, der in der Auswahl einer passenden Software besteht. Der Markt bietet zahlreiche Lösungen, die auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten sind. In vielen Fällen empfiehlt sich die Einbindung des Betriebsrats und eine frühzeitige Kommunikation mit dem Team. Die erfolgreiche Digitalisierung hängt schließlich nicht allein von der gewählten Technik ab, sie beruht auch auf Akzeptanz und einer gezielten Schulung.
